System Workflow - co to jest i czy warto go stosować?

W Polsce, jak i na świecie istnieje wiele firm w różnych branżach. Jedne prosperują świetnie, inne kompletnie sobie nie radzą i w dość szybkim czasie ogłaszają swoją upadłość. Jest jednak pewien sposób na to, by firmą zarządzało się lepiej. W dzisiejszym poście chciałabym poruszyć temat workflow, co z wolnego tłumaczenia oznacza przepływ pracy. Termin ten jest coraz częściej spotykany, aczkolwiek niewiele osób wie, z czym to się tak naprawdę je. System workflow to nic innego, jak sposób zarządzania zespołem ludzi, czyli spojrzenie z boku na organizację pracy. Główną rolę odgrywają tu managerowie, którzy dysponują różnymi zadaniami w oparciu o pewne ustalone wytyczne. Pewnie ciekawi Was, jak wygląda to z punktu widzenia pracownika? Zatem, pracownik jest informowany o tym, że ma do wykonania pewną pracę, jednak nie wie, jakie zastosowanie czy jakie znaczenie ma jego część. Na czym tak obszerniej polega ten proces zarządzania znany workflow?

Aby dobrze zrozumieć, o co chodzi w tej metodzie, powinno się wiedzieć, czym ona jest. Można to opisać zarówno w szerszym, jak i węższym znaczeniu. Obszerniej ujmując, jest to sposób przepływu informacji zachodzący między różnymi obiektami, które biorą udział w jej przetwarzaniu. W węższym znaczeniu, to nic innego, jak przepływ dokumentów pomiędzy zatrudnionymi pracownikami, którzy odpowiedzialni są za wykonywanie pewnych zespołów czynności. Można to objaśniać również w kontekście komputerowym, w którym workflow charakteryzuje automatyzacja procesów biznesowych, w trakcie których pracownicy  otrzymują poszczególne zadania automatycznie, na podstawie pewnych procedur. Dlaczego zatem warto stosować workflow? Istnieje co do tego kilka powodów:

• przede wszystkim, dzięki temu systemowi można skupić się na lepszym rozdzieleniu zadań, głównie pod względem posiadanych przez pracowników kwalifikacji. Jednocześnie przekłada się to na lepsze zarządzanie i kontrolowanie przepływu pracy. Można dzięki temu połączyć pracę różnych działów,
• pozwala również rozwiązywać problemy. Informacje na temat przebiegu procesu są dostępne szybciej, przez co daje pozwolenie na natychmiastowe reagowanie na zaistniałe przestoje już w trakcie pracy,
• nie wszystkie zadania, które są do wykonania muszą zostać zrobione za pomocą pracy rąk ludzkich. Powierzone obowiązki mogą zostać zautomatyzowane, co daje przedsiębiorstwom możliwość zaoszczędzania czasu, który jest cenny i ograniczenia kosztów związanych z nakładami pracy ludzkiej.

By wprowadzić do firmy system workflow należy go odpowiednio przystosować. Fundamentem stanowiącym podstawę dla wprowadzenia tego programu jest znajomość procesów zarządzania, ponieważ to na ich podstawie opracowuje się różnego rodzaju programy, których zadaniem jest wykazywanie miejsc, w których niezbędne jest modyfikacja. Wprowadzenie tego systemu wykazuje wszystkie wady i zalety, które przekazywane są kolejno programistom, co w konsekwencji pozwala usprawnić i dostosować aplikację. Dzięki temu, to wspaniałe narzędzie, które ogranicza nakłady pracy i steruje różnymi procesami. Fajnie byłoby, by w przyszłości pojawił się tego typu system, który zarządzałby pracą bloga czy social mediów. Pokazywałby, które funkcje trzeba poprawić, co działa źle i wymaga poprawy lub co działa dobrze i jakie działania w tym kierunku trzeba wzmocnić.

Słyszeliście o systemie zarządzania workflow?